23 juni 2000: Architectuur als bestemmingsplan

Door: Cok de Zwart. Verschenen in Computable

Gestructureerd nadenken over de inzet van informatietechnologie.

"Wanneer we zo'n zesduizend informatie-architecten zouden opleiden, dan kan bij een gelijkblijvende werklast het aantal IT'ers in Nederland worden gehalveerd", zo luidt de uitdagende stelling van Steven van 't Veld, voorzitter van de Nederlandse Gebruikersgroep voor Gestructureerde Ontwikkelingsmethoden (NGGO) en het Genootschap voor Informatie Architecten (GIA). We moeten volgens hem weer gestructureerd gaan nadenken over de inzet van informatietechnologie. Dat hebben veel automatiseerders nagelaten in de jaren negentig. Het gevolg ondervinden de gebruikers nog dagelijks aan den lijve.

Er is een groot tekort aan ICT'ers. Het gaat daarbij niet uitsluitend om hoog opgeleide en goed gekwalificeerde mensen die op strategisch niveau kunnen meepraten over de 'business & ICT alignment'. Nee, waar een groot gebrek aan is, zijn mensen die de handen uit de mouwen kunnen steken om de informatiesystemen draaiende te houden. Niet voor niets zijn de inspanningen van tal van leveranciers erop gericht om geautomatiseerde beheertools op de markt te brengen. Het succes van Itil (Information Technology Infrastructure Library) als een methode om ICT-omgevingen efficiënt en effectief te beheren, is mede uit een tekort aan personeel verklaarbaar.

De ministers Jorritsma van Economische Zaken en Hermans van Onderwijs erkennen het probleem ook. In hun nieuwste nota 'Concurreren met ICT-competenties' geven zij aan dat beheer en onderhoud van ICT-systemen lastige vraagstukken zijn. Zo'n 60 procent van de interne IT-kosten van organisaties gaat hieraan op. Zij noemen de complexiteit en onbeheersbaarheid van het ontwikkelen en onderhouden van ICT-toepassingen een belangrijk knelpunt op de arbeidsmarkt, omdat een groot deel van de aanwezige menskracht daaraan wordt besteed. De ministers menen dat de verschillende marktpartijen een gezamenlijk initiatief zouden moeten nemen om de efficiency en kwaliteit van het beheer en onderhoud te verbeteren.

In onnavolgbare ambtenarentaal: "Het ministerie van Economische Zaken nodigt daarom partijen uit om tot een gezamenlijk plan voor actie te komen waarin de volgende onderdelen opgenomen kunnen worden: instrumenten voor toepassende bedrijven om vat te krijgen op projectdefiniëring, kwaliteitsbewaking en -borging, bewustwording en vergroting van expertise bij het bedrijfsmanagement, aandacht voor het ontwerp in ICT-opleidingen, efficiencyvergroting in de T&U-piramide (Toeleveren & Uitbesteden). Uitwisseling van 'best practises' en competities kunnen deel uitmaken van de activiteiten. Binnen het geheel van de nota is voortgang op ook dit gebied wezenlijk. Aanpak van de problematiek is de hoofdverantwoordelijkheid van de markt zelf. Daarnaast is intensivering van onderzoek nodig voor onderliggende fundamentele problemen op het vlak van software-engineering en software- en ICT-architectuur."

Bestemmingsplan
Jorritsma en Hermans vinden hier Steven van 't Veld op hun weg. Niet als dwarsligger, maar als medestander en warm pleitbezorger voor een beter beheer van de bestaande ICT-omgevingen. Van 't Veld is één van de oprichters van het Genootschap voor Informatie Architecten (Gia) dat in de lente van 1998 opgericht werd als beroepsvereniging voor informatie-architecten. Een uniek gegeven, aangezien het beroep van informatie-architect (nog) niet bestaat. Er zijn weliswaar wat functieprofielen beschikbaar, maar deze zijn nog niet uitgekristalliseerd. Pas wanneer een goede omschrijving is gevonden van de exacte functie-inhoud, kan passende lesstof worden ontwikkeld en zijn exameneisen vast te stellen. Er zullen dus nog wel enkele jaren voorbij gaan voordat in Nederland een informatie-architect rondloopt met een nationaal erkend diploma op zak.

Over een juiste en algemeen aanvaarde definitie van het begrip informatie-architectuur bestaat nog veel onenigheid. Eind 1998 heeft het genootschap de volgende definitie bedacht: 'Een informatie-architectuur is een samenhangende visie van een organisatie op haar bestaande en gewenste informatievoorziening. Een informatie-architectuur komt tot stand door een gezamenlijk proces van beeldvorming van en onderhandeling tussen alle betrokkenen. In een informatie-architectuur komen de elementen van de informatievoorziening en hun samenhang tot uitdrukking, alsmede hun aansluiting op de bedrijfsarchitectuur en de ICT-architectuur en het waarom hiervan. Inherent aan een informatie-architectuur zijn keuzes op het gebied van informatie-functionaliteiten en -structuren. De keuzes worden vastgelegd in de vorm van principes, standaarden en modellen. Hiermee is een informatie-architectuur het bestemmingsplan van de vernieuwing van de informatievoorziening van een organisatie'. Vóór de zomer moet een tweede, verbeterde definitie zijn opgesteld aan de hand van de binnengekomen reacties. Van 't Veld verwacht niet dat er veel fundamentele wijzigingen in de eerste opzet worden aangebracht.

Samenhang
Het Gia telt inmiddels een honderd leden, terwijl naar zeggen van Van 't Veld vierduizend geïnteresseerden zich hebben aangemeld. Het is tekenend voor de belangstelling die zich de laatste twee jaar aftekent voor het (hernieuwde) denken in informatie-architecturen. Het heeft volgens de Gia-voorzitter alles te maken met het verminderde vertrouwen dat er in veel organisaties jegens ICT-gebruik heerst. Van 't Veld ziet duidelijk golfbewegingen in de aandacht voor het gestructureerd nadenken over de inzet van ICT.

Tot aan het einde van de jaren tachtig van de vorige eeuw was men gewoon om op basis van uitgebreide specificaties systemen te bouwen. Daarvoor waren tal van methoden en technieken beschikbaar. In dat kader zijn Niam, Isac, Yourdon, Smx, Sadt, Jsd, Sdm, Method/1 en Saso bekende kreten. Maar al die methodieken hebben geleid tot overspecificaties. Bovendien werd het maken van informatiesystemen te zeer gezien als een technische aangelegenheid.

"Je zou kunnen zeggen dat het debacle met het systeem voor de studiefinanciering in het begin van de jaren negentig in Nederland de doodsteek is geweest voor het structureel ontwerpen. Toen kregen we rad-methodieken met een grote gebruikersparticipatie. Maar het probleem met deze vorm van applicatie-ontwikkeling was dat er te zeer op het niveau van de business units werd gekeken en niet naar de organisatiebrede samenhang. Zo werd er voor elk volgend probleem een nieuwe oplossing bedacht, zonder dat werd gekeken naar een goede integratie met de bestaande informatievoorziening. Sinds enige tijd zie je het architectuurdenken opkomen, mede doordat er zich ook weer in de opvattingen rond organisatiesturing centralistische ideeën aandienen. Daarbij worden de goede elementen van het systeemdenken uit de jaren tachtig en het procesgericht denken uit de jaren negentig verenigd", meent Van 't Veld, die ervoor waarschuwt niet de 'oude' vergissing te maken door een informatie-architectuur gelijk te stellen aan de ICT-architectuur.

Werkelijkheid
"Je kunt over de informatievoorziening spreken zonder dat de ICT aan de orde hoeft te komen. Een informatie-architectuur is veel méér dan een algemene specificatie van appplicaties, informatiesystemen of objecten". De definitie van het Gia geeft het al aan: het is de vastlegging van een groot aantal afspraken die met een organisatie worden gemaakt over en rond de informatievoorziening die bij die organisatie past. Aangezien een organisatie geen statisch geheel is, is haar informatie-architectuur dat ook niet. Overigens kan lang niet alles worden vastgelegd in zo'n architectuur. Hoewel heel veel op papier gezet kan worden, zijn interpretatie en visie niet tot zeer moeilijk vast te leggen. Informatie-architecten spelen hier een cruciale rol. Zij zullen de interpretatie en visie moeten uitdragen. En dat niet alleen rond de gemaakte afspraken, maar vooral ook ten aanzien van ontwikkelingen en veranderingen die men ziet aankomen."

Om het verschil tussen een informatie- en een ICT-architectuur aan te geven, tekent Van 't Veld een plaatje waarin links de 'werkelijkheid' wordt afgebeeld: een organisatie (of onderdelen daarvan) zoals deze reilt en zeilt. In zo'n organisatie werken mensen die allemaal een eigen kijk op die werkelijkheid hebben. Die blik wordt in belangrijke mate bepaald door opleiding en functie. Een productiemedewerker kijkt met heel andere ogen naar het bedrijf dan een logistiek medewerker, een personeelsfunctionaris of een directeur. Zo'n gemeenschappelijk beeld dat een groep heeft van de werkelijkheid kan met een groot woord een 'architectuur' worden genoemd.
Ook de automatiseerders kijken op een bepaalde manier naar een organisatie, namelijk hoe de ICT kan worden ingezet om alle bedrijfsprocessen zo goed mogelijk te ondersteunen. Het gaat dus voornamelijk om de technische aspecten van de totale informatie-infrastructuur in een organisatie: de ICT-infrastructuur. Vormen zij zich een beeld van die infrastructuur, dan wordt dat de ICT-architectuur genoemd (rechts in het plaatje van Van 't Veld).

Zo'n ICT-architectuur wordt opgedeeld in verschillende afzonderlijke beelden: die van de applicatie-infrastructuur, van de gegevensinfrastructuur, van de systeemsoftware-infrastructuur en van de hardware- en netwerkinfrastructuur. Verder hoort hier nog een beeld bij van - onder andere - de manier waarop de beveiliging is opgezet en op welke wijze het onderhoud en de exploitatie zijn geregeld.

Uurtje, factuurtje
Een informatie-architect heeft een ander beeld van de werkelijkheid: hij wordt geacht de complete informatie-infrastructuur voor ogen te hebben, inclusief alle afspraken en acties die genomen moeten worden om een organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen. Hij moet daarbij de koppeling weten te maken tussen de bedrijfsprocessen en de informatiestromen. Maar daar moeten wel afspraken over gemaakt worden.

Om een informatie-architectuur te kunnen opstellen, is het nodig om ook een goede bedrijfsprocesarchitectuur te hebben. Het opstellen daarvan is volgens Van 't Veld iets dat buiten het directe werkveld ligt van zowel de informatie- als de ICT-specialist. Voor hen zijn in zo'n bedrijfsprocesarchitectuur slechts enkele zaken relevant, zoals de bedrijfsdoelstellingen, de inrichting van de bedrijfsprocessen en de eventuele wijzigingen die een organisatie wil doorvoeren in de bestaande inrichting van die bedrijfsprocessen. Door het geheel van de informatiestromen in kaart te brengen, is het mogelijk om samenhang en verbanden te ontdekken. Soms is het zinvol om de ICT in te schakelen om bepaalde stromen adequaat te laten verlopen. Maar soms is dat helemaal niet nodig. Dan kan een herroutering van de bestaande informatie, het herwaarderen van bepaalde functies van medewerkers of een kleine afdelingsreorganisatie al voldoende effect hebben. Een bijkomend voordeel is dat ook meer samenhang wordt verkregen in het zicht waar en op welke wijze ICT wordt ingezet.

Daarmee is enorm veel werk en geld te besparen, meent Van 't Veld. Om twee redenen. "In de eerste plaats wordt duidelijk hoe applicaties op elkaar ingrijpen. Wanneer een organisatie een informatie-architectuur heeft, wordt snel duidelijk welke consequenties de vervanging van de ene applicatie voor het functioneren van de overige toepassingen heeft. In de tweede plaats geeft een informatie-architectuur een duidelijk zicht op de noodzakelijke ontwikkelinspanningen", meent Van 't Veld die een praktijkvoorbeeld aanhaalt. "Een organisatie vroeg een offerte aan voor de bouw van een operationeel systeem, inclusief een management-informatiesysteem. Dat zou zo'n tachtig miljoen gulden gaan kosten. Toen wederom een offerte werd aangevraagd op basis van een informatie-architectuur, kwam de totaalprijs uit op dertien miljoen gulden. 'Fixed price, fixed date, fixed quality'. Het softwarehuis wist precies waar het aan toe was, wat er van het softwarehuis en het systeem verwacht werd. Vervolgens is het bedrijf met een ander softwarehuis in zee gegaan. Ze werken nu zonder informatie-architectuur, zijn al veertig miljoen gulden kwijt en het systeem is nog niet af. Heerlijk toch: uurtje, factuurtje", zegt Van 't Veld ironisch.

Pas op de plaats
Het is de vaste overtuiging van Van 't Veld en zijn medestanders dat de ontwikkelkosten van nieuwe systemen vijf tot tien keer goedkoper kunnen uitvallen wanneer eerst een informatie-architectuur wordt gemaakt. Ook bij het implementeren van erp-systemen en andere standaardpakketten zijn aanzienlijke besparingen realiseren, aangezien de informatiestromen in relatie tot de bedrijfsprocessen zijn gedefinieerd en dat werk dus niet steeds opnieuw gedaan hoeft te worden. Bovendien zijn aanpassingen in de beheerfase aanzienlijk makkelijker (en dus goedkoper) te realiseren. "Iedereen weet dat gestructureerd werken veel geld kan opleveren. En toch wordt het maar in zo weinig organisaties gedaan. Er zijn verschillende redenen aan te geven waarom de meeste organisaties toch steeds weer in dezelfde fouten vervallen. De 'technology-push' speelt daarbij volgens mij een hele belangrijke rol. De druk om technologie in te zetten is zo groot dat daarvoor veel moet wijken. De wil (en dikwijls de noodzaak) om ten koste van alles snel te scoren en te produceren is een tweede belangrijke reden. Toch ziet Van 't Veld een kentering optreden. "Het verantwoordelijke management van veel grote organisaties is het afgelopen jaar weer met de neus tegen de muur aangelopen. Door de zoektocht naar millenniumbugs zijn veel bedrijven tot de ontdekking gekomen dat ze ontzettend veel componenten in hun informatiesystemen hebben waar weinig tot niets mee wordt gedaan. Ik verwacht de komende tijd een dip in ICT-activiteiten. Ik verwacht dat veel organisaties een pas op de plaats gaan maken met de grootschalige inzet van ICT. Waarom alsmaar meer geld uitgeven aan systemen die weinig toegevoegde waarde bieden en alleen maar meer exploitatie- en beheerkosten vragen? Zoals het millenniumprobleem de ogen voor dit probleem heeft geopend, zo denk ik dat de elektronische handel een belangrijke prikkel wordt om de gehele informatie-infrastructuur opnieuw onder de loep te nemen. Enerzijds moeten de verschillende informatiestromen beter op elkaar worden afgestemd, anderzijds zal er geld voor ontwikkelingen op het gebied van de e-handel moeten worden vrijgemaakt op het ICT-budget dat nu voor meer dan de helft opgaat aan beheer en onderhoud van bestaande systemen."

Cok de Zwart, freelance medewerker

Nolan Norton-rapport
In de 'klassieke' manier waarop een informatie-architectuur wordt opgesteld, is de organisatie het uitgangspunt. Vanuit die optiek wordt er naar de processen gekeken en vervolgens naar de diensten of producten die worden geleverd. Deze zienswijze kan problemen opleveren voor bedrijven die als onderdeel van een netwerk fungeren. Dan is er sprake van een proces dat meerdere schakels omvat en over de grenzen van een organisatie heengaat. De vraag is hoe deze complexiteit kan worden aangepakt. "Door anders te denken over de opbouw van de dienst of het product. Door producten, en ook diensten, onder architectuur te ontwerpen. Door na te denken over de componenten die onderdeel vormen van het product en de wijze waarop deze componenten zijn samengesteld. Deze denkwijze komt voort uit een studie die het Nolan Norton Institute in samenwerking met zeventien bedrijven heeft uitgevoerd", zegt Jan Woudstra van Fourtune Consultants, één van de deelnemende organisaties.

Uitgangspunt van het architectuurdenken is het product of de dienst, waarvan een architectuur wordt gemaakt. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen functionaliteit (wat je ermee kunt) en ontwerp (hoe het is samengesteld). Vanuit deze productarchitectuur wordt de procesarchitectuur afgeleid. Daarbij wordt gebruik gemaakt van dezelfde begrippen die bij het maken van de productarchitectuur zijn gehanteerd. De levenscyclus van een product is het kader waarin de procesarchitectuur wordt beschreven: ontwerp, ontwikkeling, productie, installatie, onderhoud en ontmanteling. Het ontwerp van de procesarchitectuur bestaat uit twee soorten componenten: mensen (of organisaties van mensen) en bedrijfsmiddelen. De laatste categorie is onder te verdelen in productiefaciliteiten, financiën, huisvesting, procedures en werkvoorschriften, informatiesystemen en ICT-faciliteiten.

De procesarchitectuur fungeert als basis voor de organisatie-architectuur. Daarmee wordt duidelijk dat het niet meer een organisatie is, die een product levert, maar dat dit het resultaat is van een proces, waarbij verschillende organisaties of organisatie-onderdelen betrokken zijn.

Een andere kijk op architecturen
In het rapport 'Beheersing en besturing van complexiteit in het netwerktijdperk, Architectuur als managementinstrument' van het Nolan Norton Institute staat te lezen: "Informatievoorziening is dus één van de bedrijfsmiddelen die als component worden ingezet in de procesarchitectuur. Bij het specificeren van de eisen die aan de informatievoorziening worden gesteld, wordt alleen rekening gehouden met de zaken die op dit niveau 'zichtbaar' zijn. Dus wanneer informatie over klanten beschikbaar moet zijn voor alle schakels in het proces, dan wordt dit opgenomen in de specificatie van de informatievoorziening. Maar informatie over producten die alleen in het distributieproces worden gebruikt, komen in de architectuur van de betreffende organisatiecomponent pas boven water. Een 'integrale informatievoorziening' doorkruist de componentengedachte en resulteert vaak in veel onderlinge afhankelijkheden en vergroot daarmee de complexiteit. In het ontwerp van de informatievoorziening wordt aangegeven met welke componenten de gespecificeerde functionaliteit zal worden gerealiseerd. Voor het niet-geautomatiseerde deel van de informatievoorziening kunnen dat mensen of organisatiecomponenten en administratieve procedures zijn. Bij het geautomatiseerde deel onderkennen we softwarecomponenten, databases inclusief de daarvoor benodigde software en de hardware en netwerkcomponenten (samen aangeduid als de IT-infrastructuur). Van ieder van deze componenten zal de functionaliteit moeten worden gespecificeerd; de wijze waarop een component die functionaliteit zal realiseren, wordt bepaald bij het ontwerp van die component. Omdat de softwarecomponenten binnen de architectuur van de informatievoorziening goed met elkaar moeten kunnen samenwerken, is het noodzakelijk de interface-afspraken vast te leggen in een softwarearchitectuur. Denk daarbij bijvoorbeeld aan middleware. Datzelfde geldt voor de databases en de IT-infrastructuur." Het rapport verschijnt binnenkort in boekvorm.