Maart 2002: Projectmanager en Informatiearchitect

Deze maand de volgende stelling:

---
“Projectmanager en Informatie Architect: een haat-liefde verhouding”
---

… en dat komt omdat hun resp. taken een groot verschil in ritme en invalshoek hebben.

Een projectmanager leidt projecten. In de IT is een project een tijdelijk werkverband dat dient om met IT een oplossing voor een probleem te realiseren. Een IT projectmanager is dus verantwoordelijk voor IT projecten.

Een informatie architect werkt aan vergelijkbare zaken als een informatie analist. Het verschil is dat een informatie analist zijn of haar werk als eerste fase van een project uitvoert, terwijl een informatie architect niet projectmatig werkt. Een informatie architect werkt aan het in beeld brengen van wat voor een (deel van een) organisatie belangrijk is rond het bedrijfsmiddel informatie. Structureel, niet projectmatig. Als de informatie architect haar of zijn werk goed gedaan heeft is voor de organisatie een informatie architectuur ontstaan die antwoord geeft op de vragen van de mensen die in projecten oplossingen moeten maken voor bestaande problemen. Met een informatie architectuur wordt de eerste fase van een project (de Informatie Analyse, Definitie Studie, Probleem definitie enz.) een soort toepasbaarheidsonderzoek, waarbij de relevante inhoud van de informatie architectuur geïnter-preteerd en geëvalueerd wordt.

De kern hier is de betekenis van het woord informatie. Informatie is een gegeven dat betekenis heeft in een bepaalde context (het Technical Report 9007 van het ISO uit 1983 noemt dit de Universe of Discourse (UoD)). Organisaties dienen dus te streven naar zoveel mogelijk informatie en zo min mo-gelijk gegevens. Met haar informatie architectuur stelt een organisatie vast wat informatie is en wat ze daarmee willen, kunnen en moeten.

Zo’n toepasbaarheidsonderzoek komt sterk overeen met het werk dat nodig is als je een project wilt aanbesteden. Ongeacht of het om een inbesteding of uitbesteding (procurement) gaat, er zal aan aannemers (in termen van geld, tijd en kwaliteit) gevraagd moeten worden (bijvoorbeeld in een Re-quest for Proposal (RFP)) wat het kost om een oplossing voor een onderkend probleem te realiseren.

Een probleem en een oplossing(srichting) kan soms in weinig woorden geformuleerd worden: “In de organisatie missen we een hulpmiddel om de beste route tussen 2 plaatsen in Europa te weten te komen. We hebben de beste routeplanner van Europa nodig dat via ons MS-netwerk op 500 PC’s beschikbaar dient te komen”. Soms is een stapel documenten nodig om te beschrijven wat het pro-bleem is en wat de oplossing daarvoor moet doen.
Met de informatie architectuur kan dit soort beschrijvingen beperkt worden omdat aangegeven kan worden waar problemen zich voordoen en op welke manier oplossingen passen. Tijdens een toepas-baarheidsonderzoek wordt gekeken naar:
• datgene binnen de informatie architectuur dat een aannemer moet weten zodat deze een goede aanbieding kan schrijven, en
• of het geformuleerde in de informatie architectuur nog past bij de werkelijkheid. Indien dit niet het geval is, dan moet het bestaande beeld op de informatie in de informatie architectuur aangepast worden.

De informatie architect zorgt voor de informatie architectuur. Dat is een continue taak. Dit is nodig omdat de wereld niet stilstaat en het beeld dat een organisatie van zijn bedrijfsmiddel informatie heeft steeds verandert. Het beheren van de informatie architectuur is dan ook geen project, maar een pro-gramma. Binnen dit programma wordt naar verbetering van het beeld op informatie gestreefd. De taak van de informatie analist in het voortraject van een project is daarmee beperkt tot het genoemde toepasbaarheidsonderzoek. Om die reden zie je in de praktijk dat minder ervaren informatie architec-ten dit soort voortrajecten uitvoeren onder begeleiding van ervaren informatie architecten.

Bij aanbesteding is een probleemformulering en een geformuleerde oplossingsrichting nodig. Deze documenten worden in de vorm van een RFP aan (interne of externe) aannemer(s) gegeven om pro-jectvoorstellen (incl. uitspraken over kosten, tijd en kwaliteit) te krijgen. De informatie architect zal de organisatie bijstaan bij het evalueren van de ingeleverde projectvoorstellen.

Aannemers die een RFP willen beantwoorden zullen vaak een projectmanager aanwijzen die ervoor zorgt dat een projectvoorstel aangeleverd wordt. Deze projectmanager is meestal het aanspreekpunt voor het projectvoorstel en zal waarschijnlijk het aangeboden project leiden. Daarmee is de project-manager ook vaak degene die de activiteiten van de aannemer in dit kader coördineert. Hij of zij is daarmee een kernfiguur in het onderhandelingsproces, waarbij de projectmanagers van andere aan-biedende aannemers elkaars directe concurrent zijn.

De informatie architect staat dus de organisatie terzijde. In de meest logische opzet zal de organisatie een Chief Information Officer (CIO) hebben. Omdat we het over het bedrijfsmiddel informatie hebben zal dit in de toekomst in de meeste gevallen een niet-IT-er uit de organisatie zijn die de verantwoor-delijkheid voor dit bedrijfsmiddel op directieniveau draagt. De CIO zal verantwoordelijk zijn voor de in-formatievoorziening van zijn of haar organisatie. Als zodanig zal hij/zij zowel verantwoordelijk zijn voor investeringen in (ontwerp en realisatie) en exploitatie van (beheer van de informatie architectuur en de informatie infrastructuur (incl. IT)) van de organisatie in haar informatie.

Het met IT oplossen van een probleem zal, tenzij het om een erg kleine verandering gaat, meestal een investering betekenen. Dit valt dus onder de verantwoordelijkheid van de CIO. Hij/zij zal daarbij terugvallen op de informatie architectuur van de organisatie. Om die reden zal de CIO een hoofd in-formatie architect als staf hebben die het beheer van de informatie architectuur voert. Requests for Proposal zullen door de CIO uitgevaardigd worden, waarbij de hoofd informatie architect hem/haar met inhoudelijke kennis terzijde staat.

De onderhandelingen die, meestal, volgen op de door aannemers ingediende projectvoorstellen wor-den onder verantwoording van de CIO gevoerd. De hoofd informatie architect steunt haar/hem daar dus bij. Hier ligt de reden waarom de verhouding tussen de informatie architect en de projectmanager een haat-liefde verhouding is (en zelfs moet zijn).
Aan de ene kant zal de informatie architect lastig zijn voor de projectmanager omdat zij/hij de eisen en wensen van de organisatie zal verdedigen en uiteindelijk zal controleren of de aannemer geleverd heeft wat afgesproken is. Aan de andere kant is de informatie architect de hulp van de projectmana-ger. Hij/zij kan immers verwoorden (of snel uitzoeken) wat precies bedoeld wordt met geformuleerde eisen en wensen. Een duale verhouding, dus, die uitstekende communicatieve eigenschappen vereist van alle betrokkenen.