English version


Nederlandse versie

Steven's weblogs en columns (nederlands)

Iedereen kan informatie van deze weblog overnemen onder de voorwaarde dat hij/zij blijft verwijzen naar deze weblog.

 

Mei 2002: Invoeren van (Corporate) Architectuur

Deze maand de volgende stelling:

---
“Het invoeren van architecturen of van een “corporate architectuur” in een organisatie eist veel inspanning.”
---

Het is de vraag of dit waar is.

Elke organisatie, groot of klein, heeft een informatievoorziening. Organisaties weten ook, in meer of mindere mate, hoe die informatievoorziening in elkaar zit. Het probleem is echter vaak dat elke betrokkene een eigen beeld van die informatievoorziening heeft. Dat is meestal slechts een (klein) deel van het geheel en er is vaak geen algemeen beeld. Aan te nemen is dan dat men niet onder architectuur werkt.

Mensen hebben vaak een eigen kijk op “hun” organisatie. Wat ze zien is vooral bepaald door hun op-leiding, functie, achtergrond, interesse enz.. Ter vergelijking: personeelsfunctionarissen kijken naar andere dingen dan juristen, logistiek specialisten, boekhouders en ga zo maar door. Stel dat een organisatie 25 personeelsfunctionarissen in dienst heeft. Het is “normaal” dat zij afspraken maken over hoe zij personeel in die organisatie zien en benaderen. Dit beeld dat ze samen vormen zou een architectuur genoemd kunnen worden. Bij mensen die zich met de informatievoorziening van een organisatie bezighouden lijkt dit anders te werken. Het is “gewoon” dat iedere betrokkene een eigen beeld van die informatievoorziening heeft.

Het invoeren van architecturen rond een informatievoorziening vereist dat onderling afspraken gemaakt worden. Zo ontstaan de nodige gezamenlijke beelden, architecturen. Rond een informatievoorziening zijn 3 architecturen relevant:

  1. De bedrijfsproces architectuur (ook wel business of enterprise architectuur genoemd). Hier wordt in beeld gebracht hoe mensen in de organisatie samen werken. Deze architectuur heeft dus te maken met de inrichting van de bedrijfsvoering. Het is sterk de vraag of informatiekundigen en IT-ers hier een rol als architect dienen te vervullen.
  2. De architectuur van de informatie infrastructuur. Deze architectuur omvat onder meer de IT-architectuur, die op haar beurt weer de applicatie architectuur, de gegevensarchitectuur, de architecturen van systeemsoftware, hardware en (IT-)netwerk bevat. Dit is vooral de architectuur van de IT-er, en van de IT-architect.
  3. De informatie architectuur (ook wel enterprise (information) architecture). Hier gaat het om het bedrijfsmiddel cq. de productiefactor informatie die door specialisten als informatie architecten in beeld wordt gebracht en gehouden. We spreken hier niet over een uit applicaties opgebouwd informatielandschap. We spreken hier over een breed opgezette uitwerking van wat de organisatie met haar informatie wil, kan en moet.

Als we onder architectuur aan de informatievoorziening van de organisatie willen gaan werken, dan zullen we dus de laatste 2 vorm moeten geven, waarbij de bedrijfsproces architectuur een feitelijk gegeven is die de context van de informatievoorziening weergeeft.

Tegenwoordig wordt ook over corporate architectuur gesproken. Vanuit een bedrijfsmatig standpunt gaat het daarbij om de architectuur van de informatievoorziening als geheel. Vakmatig is het logisch om te spreken over de informatie architectuur en de architectuur van de informatie infrastructuur. Je kunt de term echter ook nog veel breder uitleggen, waarbij de (deel)architecturen van alle aspecten samengenomen worden. Dus inclusief IT, informatie, bedrijfsprocessen, logistiek, personeel, financien enz..

Toch, als je doorvraagt, wordt de term corporate architectuur meestal niet zo breed bedoeld. In de praktijk wordt de IT-architectuur bedoeld, aangevuld met de manier waarop IT-ers naar de bedrijfs-processen kijken. Feitelijk in lijn met gedachten die bijvoorbeeld Zachman en Tapscott/Caston geïntroduceerd hebben en door IT-Business architecten vaak wordt aangeduid als business alignment. Een wel erg smalle opvatting van het begrip, dus.

Als de term corporate architectuur gebruikt wordt in het kader van de informatievoorziening zou deze dus de informatie architectuur en de architectuur van de informatie infrastructuur moeten omvatten. De bedrijfsproces architectuur staat daar dan naast. Het is echter wel de vraag of de term corporate, “bedrijfsbreed”, wel zo geschikt is om te gebruiken. Het is natuurlijk maar een naam en als iedereen er een gelijke uitleg aan geeft zou er geen probleem zijn. Corporate informatievoorziening architectuur of corporate architectuur informatievoorziening zou logischer en duidelijker zijn.

Terug naar de stelling: het zou veel werk zijn. We spreken daarbij dus over organisaties en hun in-formatievoorziening. Bestaande organisaties hébben een werkende informatievoorziening. Organisaties kunnen slecht of goed functioneren en alles wat daar tussen zit en dat geldt ook voor hun infor-matievoorziening.
Een organisatie heeft altijd beelden van haar bestaande informatievoorziening. Die zijn goed of slecht, breed of smal, afgestemd of niet. Het invoeren van architecturen informatievoorziening vereist een afgestemde, brede beeldvorming van een informatievoorziening als geheel. Dat betekent in de praktijk vaak dat wat we weten vaak opnieuw gegroepeerd moet worden.

Is hergroeperen veel werk? Soms wel en soms niet. Dat hangt af van wat er al is en hoe toegankelijk de kennis daarvan cq. de informatie daarover is. Bovendien is de bereidheid van de mensen die deze kennis cq. deze informatie hebben om mee te werken van groot belang.

Het eerste probleem is het vaststellen welke architecturen er zijn, wat ze omvatten en hoe deze samenhangen. Nemen we de hiervoor genoemde 3-deling, dan gaat het in feite om het “vullen” van:

  1. de bedrijfsproces architectuur. Hier dient de manier waarop in de organisatie (samen)gewerkt wordt in beeld gebracht te worden.
  2. de architectuur van de informatie infrastructuur. Hier gaat het om het in beeld brengen van oplos-singen die met of zonder IT gerealiseerd zijn, zoals applicaties, gegevens, de infrastructuur zelf, technisch beheer en beveiliging.
  3. de informatie architectuur. Onder deze noemer komen tussen de 20 en 25 onderwerpen aan de orde, zoals informatievisie en -beleid, functioneel beheer, functionele beveiliging, informatieplanning, normen/standaards, ICT-beleid enz.

De hoeveelheid werk die verzet moet worden om architecturen vorm te geven en in te voeren is gelijk aan de tijd die nodig is om het bovenstaande in hun onderlinge relatie afgestemd in kaart te brengen. Dat kan lang duren als je alles eerst in detail en afgestemd in gaat passen. Dat is echter vaak niet nodig. Als je weet wat het gaat worden en de belangrijkste delen hebt, dan heb je in principe voldoende om te starten.
Starten met het werken onder architectuur betekent het in de juiste structuur onder beheer stellen van de resp. architecturen. In de praktijk blijkt dat het niet echt uitmaakt of je begint met een minimaal ingevuld geheel of met iets dat volledig ingevuld is. Een groot verschil is wel dat een minimale invulling vaak in weken of hoogstens enkele maanden te realiseren is, terwijl volledig invullen vaak jaren werk met zich brengt.

Dat compleetheid op het moment van onder beheer brengen minder relevant is blijkt uit wat er na het onder beheer brengen gebeurt. Beheren is de start van een continue verbeteractiviteit. Met snel on-der beheer brengen laat de organisatie zien en weten dat men menens maakt met werken onder architectuur. Dat is een erg belangrijk signaal voor de governance van de informatievoorziening.

Het invoeren van architecturen en het gaan werken onder architectuur in relatie tot de informatievoorziening hoeft dus niet veel inspanning te kosten. Ongeacht of een organisatie voor een lange of korte voorbereiding kiest, het idee is dat de basis, voor én na de start, steeds beter en steviger dient te worden. Daarbij is weten hoe het er uit gaat zien en hoe e.e.a. ingezet gaat worden (governance) van veel groter belang dan de precieze invulling. De stelling is daarmee in principe niet juist.

Uw naam:
Uw E-mail:
Uw reactie: